Fuente PDF: SOP_Booking_LifeLabs_Ontario.pdf.pdf
SOP - Reservas LifeLabs Colección DNA
Behalf of Clients
Propósito
Este SOP explica, paso a paso, cómo deben reservar los Representantes del Servicio al Cliente (CSR)
LifeLabs citas de colección DNA en nombre de los clientes de EasyDNA usando los LifeLabs
sistema de reserva de citas. También cubre las comprobaciones obligatorias del cliente, pago
verificación, manejo de documentación, comunicación cliente, actualizaciones CRM y
Reglas de escalada.
Este procedimiento se aplica SOLAMENTE a la región de LifeLabs de Ontario y se limita estrictamente a la
servicios relacionados con el contrato C393:
- Colección de swab Saliva para casos legales DNA
- Cajo de sangre para casos prenatales de DNA, incluyendo:
- Pruebas de paternidad prenatal
- Pruebas de género infantil (Peekaboo)
Este servicio NO está disponible para:
- Cualquier otro tipo de pruebas de DNA no listadas arriba
- Cualquier ubicación de LifeLabs fuera de Ontario
- Antes de iniciar - Comprobaciones obligatorias
Antes de reservar cualquier cita, el CSR debe completar todos los cheques a continuación. No
acceder al sistema de reservas LifeLabs hasta que se confirme cada artículo.
Información del cliente y preferencias
-
Confirme que el caso se encuentra dentro de la región de Ontario LifeLabs.
-
Confirme el tipo de colección es uno de los siguientes:
- Colección de swab Saliva para casos legales de DNA o
- Trajo de sangre para casos prenatales de DNA, incluyendo pruebas de paternidad prenatal
y pruebas de género infantil (Peekaboo).
-
Confirme que el caso no es una prueba de drogas para el cabello. La prueba de medicamentos para el cabello no es compatible con
este proceso.
-
Pregunte al cliente por adelantado y confirme claramente:
- Su cita preferida
- Su hora de cita preferida
-
Su preferido LifeLabs Ontario paternity dibuja sitio(s)
Use la lista oficial del sitio de sorteo: Lista del sitio de dibujo - LISTA DE DOWNLOAD AQUÍ
- El nombre legal completo de la madre que asiste al dibujo sanguíneo (mandatario para
casos prenatales
Documentación y verificación de pagos
-
Confirme un formulario de pedido C393 completado y firmado está disponible. DOWNLOAD
FORM
-
Revisar la ficha de pago en CRM y confirmar la tarifa de cita LifeLabs
ha sido pagado.
- Sin pago = sin reserva.
- Si no se ha recibido el pago, informe al cliente que el pago debe ser
completado antes de que se pueda solicitar un nombramiento.
-
Confirme la cita será reservada en nombre del cliente usando el EasyDNA
cuenta organizativa LifeLabs solamente.
Si alguna de las condiciones anteriores no se cumplen, no proceder con la reserva y escalar a
Gestión del Servicio al Cliente.
- Acceso al sistema de reservas LifeLabs
- Abra el portal de reserva de citas LifeLabs usando la URL oficial proporcionada por
LifeLabs.
- Inicie sesión utilizando la cuenta organizativa EasyDNA.
- No cree cuentas individuales CSR.
- Confirme el acceso exitoso antes de proceder.
- Buscando un lugar de citas
- Introduzca la ciudad o área solicitada por el cliente.
- Aplicar el filtro de servicio:
- Select Specialty Test
- Seleccione DNA
- Este paso es obligatorio. Si ON DNA no es seleccionado, los lugares mostrados pueden no
soporte DNA colecciones.
- Selección de la Ranura de citas
- Revisa los centros de atención de pacientes disponibles.
- Confirme la ubicación:
- Haga clic en Ver cita.
- Seleccione la fecha y hora acordadas.
- Procede a reservar.
- Reserva en Behalf del Cliente
- Cuando se le preguntó "¿La cita es para usted?", seleccione:
- No, estoy reservando para alguien más
- Haga clic en Agregar una nueva persona.
- Introduzca el primer y apellido legal del cliente exactamente como se muestra en el archivo de caso.
- Licencia Preferente Nombre en blanco a menos que se solicite específicamente.
- Información de contacto Entrada
- Número de teléfono: Introduzca el número de teléfono del cliente.
- Dirección de correo electrónico: Entrarinfo@easydna.ca.
- No utilice la dirección de correo electrónico del cliente.
Permitir notificaciones de nombramientos.
Haga clic en Confirmar cita.
- Ahorro y envío de la confirmación de la cita
- Abra los detalles de la cita.
- Seleccione Detalles de impresión.
- Guardar la confirmación como PDF.
Notificación del cliente
- Enviar correo electrónico al cliente a través de Outlook incluyendo:
- Fecha y hora del nombramiento
- Dirección de ubicación completa de LifeLabs
- Confirmación de citas PDF adjunta
- Recordatorio para traer el gobierno válido emitido foto ID
-
Enviar el Formulario de Requisición a LifeLabs
Este paso es obligatorio.
-
Adjuntar el formulario de requisición C393 completado.
-
Envíelo a:
- Incluya el número de referencia del caso en la línea de asunto.
No asuma que LifeLabs tiene la solicitud a menos que este correo electrónico haya sido enviado.
- Requisitos de documentación CRM
Docs Tab
Subir lo siguiente a la pestaña Docs en CRM:
- LifeLabs confirmación de cita PDF
- Formulario de pedido completado C393
- Cualquier correspondencia relacionada con LifeLabs
Notas de caso ATP
Añadir una nota ATP clara que incluye:
- Una cita reservada a través del sistema LifeLabs
- Fecha, hora y ubicación
- Confirmación de que la tarifa LifeLabs fue pagada
- Confirmación de que el formulario C393 fue enviado por correo electrónicoPatientREQSON@lifelabs.com
- Fecha cliente fue notificado
Ejemplo ATP Nota:
LifeLabs en la cita DNA reservada en nombre del cliente. Nombramiento
confirmado para el 26 de enero a las 11:30 AM, King St PSC, Oshawa. LifeLabs tarifa de cita
confirmado pagado. Confirmación PDF por correo electrónico al cliente. C393 pedidos enviados a
PatientREQSON@lifelabs.com. Documentos subidos a CRM.
- Normas y recordatorios importantes
- Este SOP se aplica sólo a Ontario.
- Siempre seleccione ON DNA al reservar.
- Nunca reservar sin confirmar el pago.
- Nunca saltes el envío de la requisición C393.
- Nunca utilice direcciones de correo personal o cliente en el sistema de reservas.
- Cargue documentos a CRM inmediatamente.
- Escala
Inmediatamente se intensifica en la gestión del servicio al cliente si:
- El pago falta o no está claro
- ON DNA no está disponible en el sitio solicitado
- Los errores del sistema LifeLabs ocurren
- No se genera confirmación de la citación
- Hay incertidumbre sobre la disponibilidad de la flebotomía
Fin de SOP