Fuente PDF: SOP_Outlook_Inboxes_Handling.pdf
SOP: Email Handling " Tagging Protocol - Shared
Inboxes (Updated)
- Principio básico
Los correos electrónicos nunca deben ser eliminados por CSR. Todos los correos electrónicos forman parte de la historia del cliente y deben ser retenidos.
- Gestión / Responsabilidades de Supervisor
- Revisar correos electrónicos entrantes en la caja principal
- Asignar y mover correos electrónicos en carpetas de trabajo correctas:
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- 0-POST ORDER ENQUIRIES (CSR)
- Asegurar la organización y la precisión de la caja en todo momento
- CSR / Responsabilidades Junior CSR
- Trabajar SOLAMENTE de las carpetas asignadas:
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- 0-POST ORDER ENQUIRIES (CSR)
- Maneja y responde a correos electrónicos
- Aplicar etiquetas correctas
- Una vez accionado, mueva el correo electrónico a:
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- Normas importantes
- CSR no debe mover correos electrónicos de la caja principal
- CSR no debe reorganizar carpetas
- CSR no debe eliminar correos electrónicos
- Todos los archivos en carpetas de trabajo son manejados por Management solamente
- Rationale
- Mantener la comunicación completa
- Evite la pérdida de contexto cuando los clientes responden sin hilos
- Garantizar la coherencia entre los equipos
- Evitar la inmundicia y el error humano
- Auditorías y escaladas de apoyo
- Protección de datos
Cualquier eliminación necesaria para el cumplimiento será manejada exclusivamente por IT o Management a través de
procesos controlados.
- Cumplimiento
El no seguir este SOP puede resultar en correos electrónicos malfilados, historial de comunicación perdido y operativos
ineficiencias.