Fonte PDF: SOP_Outlook_Inboxes_Handling.pdf
SOP: Email Handling & Tagging Protocol - Shared
Posta in arrivo (Aggiornato)
- Principio fondamentale
Le email non devono mai essere eliminate da CSR. Tutte le email fanno parte della storia del cliente e devono essere conservate.
- Gestione / Responsabilità del supervisore
- E-mail in arrivo nella casella di posta principale
- Allocare e spostare le email in cartelle di lavoro corrette:
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- 0-POST ORDER ENQUIRIES (CSR)
- Assicurare l'organizzazione e la precisione delle caselle di posta in arrivo in ogni momento
- Responsabilità CSR / Junior CSR
- Lavorare SOLO dalle cartelle assegnate:
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- 0-POST ORDER ENQUIRIES (CSR)
- Maneggiare e rispondere alle email
- Applicare tag corretti
- Una volta attivato, spostare e-mail a:
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- Regole importanti
- CSR non deve spostare le email dalla casella di posta principale
- CSR non deve riorganizzare le cartelle
- CSR non deve cancellare le email
- Tutto il deposito in cartelle di lavoro è gestito da Gestione solo
- Rationale
- Mantenere la cronologia della comunicazione completa
- Evitare la perdita di contesto quando i clienti rispondono senza fili
- Assicurare la coerenza tra le squadre
- Impedire errori e errori umani
- Sostegno di audit ed escalation
- Protezione dei dati
Qualsiasi cancellazione richiesta per la conformità sarà gestita esclusivamente da IT o Management attraverso
processi controllati.
- Rispetto
Il mancato rispetto di questo SOP può portare a e-mail non filtrate, storia della comunicazione persa, e operativo
inefficienze.