Fonte PDF: SOP_Booking_LifeLabs_Ontario.pdf.pdf
SOP - Reservas LifeLabs DNA
Behalf of Clientes
Objecto
Este SOP explica, passo a passo, como os Representantes do Serviço ao Cliente (CSRs) devem reservar
Nomeações de coleta LifeLabs DNA em nome de clientes EasyDNA usando os LifeLabs
Sistema de reserva de compromissos. Abrange igualmente controlos obrigatórios dos clientes, pagamento
verificação, manipulação de documentação, comunicação com o cliente, atualizações CRM, e
Regras de escalada.
Este procedimento aplica-se SOMENTE à região de Ontário LifeLabs e está estritamente limitado ao
Serviços seguintes ao abrigo do contrato C393:
- Coleta de amostras de saliva para casos legais de ADN
- Hemograma para casos de ADN pré-natal, incluindo:
- Teste de paternidade pré-natal
- Teste de gênero do bebê (Peekaboo)
Este serviço NÃO está disponível para:
- Qualquer outro tipo de teste DNA não listado acima
- Qualquer local LifeLabs fora de Ontário
- Antes de começar - verificações obrigatórias
Antes de marcar qualquer compromisso, o CSR deve completar todos os cheques abaixo. Não
acessar o sistema de reserva LifeLabs até que cada item seja confirmado.
Informações e Preferências do Cliente
-
Confirme que o caso é estritamente da região de Ontário LifeLabs.
-
Confirme que o tipo de coleção é apenas um dos seguintes:
- Coleta de amostras de saliva para casos de ADN legal, ou
- Hemograma para casos de "ADN" pré-natal, incluindo teste de paternidade pré-natal
e teste de gênero do bebê (Peekaboo).
-
Confirme que o caso NÃO é um teste de drogas capilares. Teste de drogas capilares não é suportado sob
Este processo.
-
Pergunte ao cliente com antecedência e confirme claramente:
- Data de nomeação preferida
- O horário de consulta preferido
-
Seu favorito LifeLabs Ontario site(s) desenho de paternidade
Use a lista oficial de site de sorteio: Draw Site List - DOWNLOAD LIST AQUI
- Nome legal completo da mãe que atende ao exame de sangue (obrigatório para
casos de pré-natal)
Verificação da documentação e do pagamento
-
Confirmar um formulário de requisição C393 preenchido e assinado está disponível. TRANSFERIR
FORMA
-
Reveja a guia de pagamento do caso em CRM e confirme a taxa de nomeação LifeLabs
foi pago.
- Sem pagamento = sem reserva.
- Se o pagamento não tiver sido recebido, informe o cliente que o pagamento deve ser
completo antes de uma nomeação pode ser solicitado.
-
Confirmar a nomeação será reservado em nome do cliente usando o EasyDNA
Apenas conta LifeLabs organizacional.
Se alguma das condições acima não forem cumpridas, não prossiga com a reserva e
Gestão de Serviços ao Cliente.
- Acesso ao sistema de reservas LifeLabs
- Abra o portal de reserva de compromissos LifeLabs usando a URL oficial fornecida por
LifeLabs.
- Faça login usando a conta organizacional EasyDNA.
- Não crie contas individuais CSR.
- Confirmar login bem sucedido antes de prosseguir.
- Procurando por uma Localização de Nomeação
- Digite a cidade ou área solicitada pelo cliente.
- Aplicar o filtro de serviço:
- Seleccionar o Teste de Especialidade
- Selecionar no DNA
- Este passo é obrigatório. Se o DNA não estiver seleccionado, as localizações apresentadas poderão não
apoiar coleções DNA.
- Selecionando a Fenda de Nomeação
- Revisão disponível Centros de Serviço ao Paciente.
- Confirme a localização:
- Clique em Ver Nomeação.
- Selecione a data e hora acordadas.
- Prossiga para a reserva.
- Reserva no Behalf do Cliente
- Quando solicitado "O compromisso é para você?", selecione:
- Não, estou a reservar para outra pessoa.
- Clique em Adicionar uma nova pessoa.
- Digite o primeiro e último nome legal do cliente exatamente como mostrado no arquivo de caso.
- Deixar Preferido Nome em branco, a menos que especificamente solicitado.
- Entrada de informações de contacto
- Número de telefone: Digite o número de telefone do cliente.
- Endereço de e- mail: Enterinfo@easydna.ca.
- Não use o endereço de e- mail do cliente.
Habilitar notificações de compromissos.
Clique em Confirmar nomeação.
- Salvando e Enviando a Confirmação de Nomeação
- Abrir detalhes de nomeação.
- Selecione os detalhes de impressão.
- Salve a confirmação como um PDF.
Notificação do Cliente
- E-mail do cliente através do Outlook, incluindo:
- Data e hora da nomeação
- Endereço completo de localização LifeLabs
- Confirmação de nomeação PDF anexada
- Lembrete para trazer ID de foto válida emitida pelo governo
-
Enviando o formulário de requisição para LifeLabs
Este passo é obrigatório.
-
Anexar o formulário de requisição C393 preenchido.
-
Enviar um e- mail para:
- Incluir o número de referência do caso na linha de assunto.
Não assuma que LifeLabs tem a requisição a menos que este email tenha sido enviado.
- Requisitos de documentação CRM
Página de Documentos
Envie o seguinte para a aba Docs em CRM:
- Confirmação de nomeação LifeLabs PDF
- Formulário de requisição C393 concluído
- Qualquer correspondência relacionada com LifeLabs
Notas de caso ATP
Adicionar uma nota ATP clara, incluindo:
- Nomeação reservada através do sistema LifeLabs
- Data, hora e local
- Confirmação de que a taxa LifeLabs foi paga
- Confirmação de que o formulário C393 foi enviado paraPatientREQSON@lifelabs.com
- Data de notificação do cliente
Exemplo ATP Nota:
LifeLabs na DNA nomeação marcada em nome do cliente. Nomeação
confirmado para 26 de janeiro às 11:30, King St PSC, Oshawa. LifeLabs taxa de nomeação
confirmado pago. Confirmação PDF e-mail para o cliente. Requisição C393 enviada para
PatientREQSON@lifelabs.com. Documentos enviados para CRM.
- Regras e Lembretes Importantes
- Este SOP aplica-se apenas a Ontário.
- Sempre selecione no DNA ao reservar.
- Nunca reserve sem confirmar o pagamento.
- Nunca deixe de enviar a requisição C393.
- Nunca use endereços de e-mail pessoais ou clientes no sistema de reserva.
- Envie documentos para CRM imediatamente.
- Escalação
Aumentar imediatamente para a Gestão de Serviços ao Cliente se:
- O pagamento está em falta ou não está claro
- NO DNA não está disponível no site solicitado
- Erros de sistema LifeLabs ocorrem
- A confirmação da nomeação não é gerada
- Existe incerteza quanto à disponibilidade de flebotomia
Fim de SOP